近期国内会议行业逐渐恢复发展，在上周，华会会议就协助万怡会展在广州颐和大酒店成功举办了两场肿瘤免疫治疗领袖峰会。

华会会议拥有十年办会经验，能轻松对应解决会议执行过程中出现的突发状况，那么我们将会根据以往的活动策划执行经验，跟大家分享一下活动执行前的准备流程和注意事项。

在会场搭建及活动准备的时候，需要注意三个部分：客户、场地方和内部协调。



客户经常会有源源不断的新想法

因此需要工作人员的应变能力高，并且要尽量满足客户的需求，无论现场情况有多困难，都要尽力想方法解决。所有需要确认的东西，都要找到客户的话事人确认，如有必要，例如增项和大部分修改，需要与客户签订确认函。

场地方的选择与沟通

活动开始前，一定要尽最大努力让场地方完全配合此次活动，包括时间、现场布置以及活动搭建调整等事项。

在场地的选择上，需要考虑以下两点：

一方面要考虑场地的品味和格调，看是否与发布会的内容保持统一。

另一方面要考虑实用性与方便性，会议厅的容纳人数是否能满足发布会的需求，发布会需要的设备是否齐全，交通是否便利，泊车是否方便。

现场布置需要注意的地方：

1. 背景布置。背景板颜色、字体是否美观大方，颜色可以企业VI为基准。

2. 酒店外围布置。酒店是否允许飘空气球，是否可以设置横幅、拱形门等、

3. 相关设备要在发布会开始前反复调试，保证活动过程不出故障。

内部沟通协调

​活动前的项目安排必须要有明确的现场分工，要保证信息沟通顺畅，配合默契。活动正式开始之前，总统筹需要把控好每个环节，特别是物料、搭建和活动流程。要保证物料和搭建全部按计划到位，反复核对无遗漏。活动开始之前要进行至少2次的正式全程彩排，保护活动流程顺畅无差错。

掌握好会议策划执行前的准备流程和注意事项，就能对活动执行更有把握，让整个活动的流程更加顺畅，华会会议，拥有几千场会议活动实战经验，整理出一套独有的一体化服务模式，让你的会议更轻松。

文章转自百度

编辑/华会企划部